Integritetspolicy

Version v16-2026-10-17 · Gäller från 3 oktober 2026

Scoutroom AB, org.nr 559605-1721, är personuppgiftsansvarig för Scoutroom. Policyn förklarar vilka personuppgifter vi behandlar, varför, vem som kan få del av dem och vilka rättigheter du har.

1. Vilka uppgifter vi behandlar

Konto och inloggning: namn, e-postadress, lösenord i skyddad hashform hos autentiseringsleverantören, roll, organisation för scoutkonton, godkända dokumentversioner, tidsstämplar, sessionsuppgifter och inloggningsmetadata.

Spelarprofil: fullständigt födelsedatum, visningsnamn, position, kategori, stad, region, klubb, serie, klubbhistorik, längd, vikt, föredragen fot, presentation, spelstil, meriter, statistik, tillgänglighet, kontraktsuppgifter, agentstatus, profilfoto och länk till eventuell SvFF-profil.

Video: videofiler, titel, klipptyp, tröjnummer, identifieringsnotering, teknisk uppladdnings- och uppspelningsinformation, bearbetningsstatus, längd, miniatyrbild och rättighetsintyg per klipp (tidpunkt och version). Begärd hel matchfilm behandlas separat från spelarens vanliga profilklipp.

Kontaktuppgifter: spelarens e-post och telefon, kontaktpreferens samt, för spelare under 18 år, vårdnadshavarens namn, relation, e-post, eventuell telefon, spelarens deklaration och vårdnadshavarens plattformsgodkännande med tidpunkt och version.

Uppgifter om andra personer: när en spelare anger en referens behandlar vi referensens namn, roll, klubb, e-post, telefon och delningsintyg. En scoutansökan innehåller också en referens med namn, roll och telefon. När vi ringer den referensen berättar vi att uppgifterna kommer från en scoutansökan till Scoutroom. Agentstatus kan innehålla agenturens namn och en beskrivande notering, men tjänsten avser inte att lagra agentens privata kontaktuppgifter där.

Scoutansökan: förnamn, efternamn, telefon, e-post, relation till klubb eller agentur, organisation, roll, referensens namn, roll och telefon, samt tidpunkt och version för att ansökan följer reglerna för scouter.

Scouter och aktivitet: scoutens namn, e-post, organisation, godkännandestatus, sök- och visningspreferenser, sparade spelare, bevakningar, matchfilmsförfrågningar och signaler om att en scout har visat, sparat eller öppnat kontaktuppgifter på en spelarprofil.

Upptäck och notiser: spelarens val att delta i Upptäck, visningar mellan spelare och in-appnotiser. Visningsloggen används utan att skicka en notis till den visade spelaren.

Bedömningar och övriga tjänster: publicerad scoutrapport, spelarens analys samt namn, spelar-id, valt erbjudande och relevant kontakt-e-post vid en intresseanmälan under Utveckling.

Tekniska uppgifter: IP-adress och enhets-/webbläsaruppgifter kan förekomma i leverantörsloggar. För Scoutrooms egna rate limits omvandlas IP-adress eller e-post till en envägs, UUID-formad identifierare innan händelsen lagras. Prestanda-, fel- och användningsdata kan behandlas genom Vercel Analytics, Speed Insights och PostHog, men bara efter samtycke i cookie-bannern. Till PostHog skickas sidvisningar, klick och andra produkthändelser, tekniska fel, enhets- och webbläsaruppgifter samt, för inloggade användare, ett internt användar-id (samma som kontots profil-id) och roll (spelare eller scout). E-post, namn, telefon, födelsedatum och kontaktuppgifter i valvet skickas inte till PostHog som egenskaper. Sessionsinspelningar kan återge det som syns på skärmen i tjänsten.

2. Varifrån uppgifterna kommer

De flesta uppgifter lämnar du själv. Vissa uppgifter skapas när du använder tjänsten, exempelvis visningsloggar, sparade spelare, notiser och säkerhetshändelser. En spelare kan lämna uppgifter om vårdnadshavare eller referens. Administratörer på Scoutroom skriver scoutrapporten och analysen. Scoutroom kan manuellt registrera scoutgodkännande eller en SvFF-länk.

När vi får personuppgifter om en vårdnadshavare eller referens från spelaren skickar vi information till den angivna e-postadressen i anslutning till att uppgifterna börjar användas. Mottagaren kan begära rättelse eller borttagning.

3. Ändamål och rättsliga grunder

Vi behandlar uppgifter för följande huvudsakliga ändamål:

• skapa konto, autentisera användare och leverera avtalade funktioner — normalt fullgörande av avtal eller åtgärder på din begäran före avtal,
• visa profiler, video och valda kontaktuppgifter för rätt målgrupp enligt spelarens inställningar — för spelare som är 18 år eller äldre fullgörande av avtal. För spelare som är 13–17 år gäller stycket nedan, alltså berättigat intresse,
• hantera vårdnadshavares och referensers uppgifter samt skicka informationsmejl — vårt berättigade intresse av att driva en säker och transparent plattform,
• verifiera scoutkonton, förebygga missbruk, säkra tjänsten, upprätthålla åtkomstkontroller och hantera anmälningar — vårt och användarnas berättigade intresse av säkerhet och regelefterlevnad,
• skapa notiser, visningshistorik, sparade spelare och bevakningar — fullgörande av avtal och, för säkerhets- och missbruksloggar, berättigat intresse,
• skicka transaktionella mejl om konto, plattformsgodkännande, referensuppgifter och begärda funktioner — fullgörande av avtal eller berättigat intresse beroende på mottagare och meddelande,
• ta emot en intresseanmälan för en tilläggstjänst, till exempel under Utveckling, och återkomma om den — åtgärder på begäran före avtal. För en spelare under 18 år ingås ett senare avtal med vårdnadshavaren,
• visa en publicerad scoutrapport för godkända scoutkonton — berättigat intresse, för alla åldrar. Under 15 år är rapporten skriftlig, utan index och styrkebetyg. Från 15 år ingår också styrkor mot nivån och ett samlat index. Analysen visas bara för spelaren, och
• mäta teknisk funktion, fel, prestanda och hur tjänsten används, inklusive produktanalys och sessionsinspelning via PostHog samt användning och sidhastighet via Vercel Analytics och Speed Insights — samtycke via cookie-banner innan mätningen startar. Du kan återkalla valet. Verktygen används inte för riktad annonsering.

För spelare som är 13–17 år gäller samma huvudsakliga grunder, med följande precisering. Konto, den profil spelaren själv fyller i och teknisk leverans av tjänsten behandlas som fullgörande av användaravtalet eller åtgärder på spelarens begäran. Visning för godkända scoutkonton behandlas med stöd av vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en plattform där sådana konton kan hitta spelare. Kontaktuppgifter till spelare under 18 år och till deras vårdnadshavare lämnas aldrig ut till scoutkonton.

Ett scoutkonto kan tillhöra en scout, en klubb, en agentur eller en scoutingorganisation, och får se katalogen först efter Scoutrooms manuella godkännande. Visningen sker bara med de skyddsregler som gäller: godkänt scoutkonto, listad profil, kontaktinställning och vårdnadshavarens plattformsgodkännande via mejllänk. På sidan intygar den som klickar Godkänn att hen är vårdnadshavare eller har motsvarande föräldraansvar. Spelarens egen e-postadress kan inte anges som vårdnadshavarens. Godkännandet är en produkt- och skyddsregel, inte ett samtycke enligt GDPR artikel 8 och inte BankID.

Avvägningen är att katalogen inte fyller sin funktion om ett godkänt scoutkonto inte kan se profilen. Att hålla spelaren helt utanför tills 18 år, eller bara visa initialer, skulle ta bort den funktion som spelaren och vårdnadshavaren har öppnat. Profilen är inte publikt sökbar. Kontaktuppgifter står inte på profilen och lämnas aldrig ut till scoutkonton medan spelaren är under 18 år. Vi väger särskilt in att uppgifterna gäller ett barn, inklusive video. Intresseavvägningen är dokumenterad, och behandlingen är begränsad till det som behövs för ändamålet. Du kan invända enligt avsnitt 8.

Upptäck är ett separat, frivilligt val mellan spelare och behandlas med stöd av vårt berättigade intresse av att låta spelare i samma grupp se en begränsad profil av varandra, och bara om båda valt att delta. Avvägningen är att visningen är frivillig, ömsesidig och begränsad till samma grupp, och att andra spelare inte får kontaktuppgifter, vårdnadshavaruppgifter, referenser, agentstatus eller uppgifter om kontrakt och flytt.

Vårdnadshavarens egna namn och e-post behandlas med stöd av berättigat intresse av att nå rätt kontaktväg. PostHog, Vercel Analytics och Speed Insights kräver samtycke i cookie-bannern även för minderåriga.

Om vi måste behandla uppgifter för att följa lag eller hantera ett rättsligt anspråk är grunden rättslig förpliktelse respektive berättigat intresse. Vi avser inte att behandla känsliga personuppgifter, såsom hälsa, etnicitet, religion eller politiska åsikter, och ber dig att inte lägga sådana uppgifter i fritext.

4. Vem som kan se uppgifterna

Godkända scouter: kan se listade spelarprofiler och färdiga profilklipp. Om en scoutrapport är publicerad kan de också se den. Under 15 år är den skriftlig, utan index och styrkebetyg. Från 15 år ingår också spelarens styrkor mot nivån och ett samlat index. Spelaren och vårdnadshavaren ser inte rapporten i tjänsten men kan begära ut den via kontakt@scoutroom.se. Spelarens analys, brevet med styrkor och utvecklingsområden, visas bara för spelaren. De kan öppna kontaktuppgifter bara för spelare som har fyllt 18 år och valt att ta emot kontakt. För spelare under 18 år lämnas kontaktuppgifter aldrig ut till scouter. Scoutens visning, sparning eller kontaktöppning kan registreras och meddelas spelaren. Scouter som tar del av uppgifterna ansvarar själva för hur de använder dem, och användarvillkoren begränsar vad de får göra.

Andra spelare: kan endast se en begränsad, serverfiltrerad profil i Upptäck när både betraktaren och målspelaren har valt att delta och tillhör rätt grupp. Kontaktuppgifter, referenser, agentstatus, kontrakts-/flyttinformation och vårdnadshavaruppgifter lämnas inte ut där.

Allmänheten: spelarprofiler och katalogdata är inte avsedda att vara publikt sökbara utan inloggning. Profilbilder ligger dock i en publik lagringsyta för att kunna visas i katalogen. Den som har den direkta bildadressen kan därför tekniskt hämta bilden utan inloggning. Lägg aldrig privata dokument i profilbildsfunktionen.

Scoutroom och behöriga administratörer: får åtkomst när det behövs för support, scoutgodkännande, säkerhet, moderering, bedömningar och drift. Åtkomst ska begränsas efter arbetsuppgift.

5. Leverantörer och överföringar

Vi använder för närvarande följande huvudleverantörer:

• Supabase (Supabase Inc., USA) — databas, fillagring och autentisering, inklusive konto, profil och kontaktuppgifter i valvet. Uppgifterna lagras och behandlas i första hand i en EU-region. Bolaget kan ändå komma åt dem från USA, till exempel vid support. Överföringen sker med EU:s standardavtalsklausuler i databehandlingsavtalet.
• Vercel (Vercel Inc., USA) — hosting av appen, och efter samtycke i cookie-bannern även användning och sidhastighet via Analytics och Speed Insights. Kod och loggar kan behandlas utanför EU via Vercels globala nät. Kontaktuppgifter i valvet skickas inte till Analytics. Överföringen sker med stöd av EU–USA Data Privacy Framework, som Vercel är ansluten till, och med standardavtalsklausuler i databehandlingsavtalet på Pro-planen.
• Mux (Mux Inc., USA) — videouppladdning, bearbetning, lagring och streaming. Videofiler och tillhörande tekniska uppgifter behandlas i huvudsak i USA. Leverans kan ske via CDN i fler regioner. Överföringen sker med stöd av EU–USA Data Privacy Framework enligt databehandlingsavtalet med Mux, och med standardavtalsklausuler om det ramverket inte kan användas.
• Resend (Resend Inc., USA) — transaktionell e-post, inklusive e-post som skickas genom Supabase Auth. Mottagaradress och mejlinnehåll behandlas i USA. Överföringen sker med stöd av EU–USA Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler enligt Resends databehandlingsavtal.
• PostHog (PostHog Inc., USA) — produktanalys, felrapportering och sessionsinspelning, bara efter samtycke i cookie-bannern. Tjänsten körs i PostHog Cloud EU. Inloggade användare kopplas till ett internt användar-id och roll, inte till e-post, namn, telefon eller födelsedatum. Bolaget kan ändå komma åt uppgifterna från USA. Överföringen sker med stöd av EU–USA Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler enligt PostHogs databehandlingsavtal.

Leverantörerna behandlar uppgifter för vår räkning enligt avtal. Eftersom bolagen är etablerade i USA kan personuppgifter föras över dit även när lagringen sker i EU. Verktyget för varje överföring står vid leverantören ovan: EU-kommissionens adekvansbeslut för USA (EU–USA Data Privacy Framework) när leverantören är ansluten, och annars EU:s standardavtalsklausuler enligt genomförandebeslut (EU) 2021/914. Som kompletterande skydd används kryptering vid överföring, lagring i EU där det anges ovan, och en begränsning till det som behövs för att utföra tjänsten. Aktuella underbiträden framgår av respektive leverantörs offentliga register.

6. Lagring och radering

Konto- och profiluppgifter sparas medan kontot är aktivt. Vårdnadshavaruppgifter används medan spelaren är minderårig och kraven för kontakt och synlighet gäller. När spelaren blir vuxen rensas eller omformas uppgifterna när profilen uppdateras, till exempel när födelsedatum eller kontaktuppgifter sparas. Det sker inte automatiskt på 18-årsdagen.

En länk för vårdnadshavargodkännande är användbar i ungefär 48 timmar och kan bara användas en gång. Begärd hel matchfilm är normalt tillgänglig i högst 14 dagar efter att begäran har uppfyllts. Profilklipp sparas tills spelaren tar bort dem eller kontot raderas.

Scoutaktivitet, peer-visningar, notiser och bedömningar sparas tills kontot raderas. Säkerhetshändelser för rate limiting lagras som en envägsidentifierare och rensas när det tidsfönster de tillhör har passerat.

Analys- och sessionsdata hos PostHog Cloud EU sparas enligt nuvarande plan och projektinställning: händelser i upp till ett år och sessionsinspelningar i upp till 30 dagar. Inspelningar kan synas en kort tid efter att perioden löpt ut. Kontoradering i Scoutroom raderar inte automatiskt PostHog-personer; du kan begära det enligt avsnitt 8.

När du bekräftar permanent kontoradering tas authkonto och direkt kopplade databasuppgifter normalt bort omedelbart. Avatarer och Mux-material raderas genom separata tekniska anrop och kan vid fel kräva efterstädning. Säkerhetskopior av databasen hos Supabase sparas i upp till sju dagar och faller sedan bort. Begränsade kopior kan också finnas kvar tillfälligt i e-postsystem och leverantörsloggar enligt respektive leverantörs raderingscykel, eller när lag och rättsliga anspråk kräver det.

7. Cookies, lokal lagring och mätning

Scoutroom använder sessionscookies från Supabase för inloggning och en tidsbegränsad funktionscookie för att styra introduktionen till videouppladdning. Webbläsarens localStorage används för att komma ihåg att samma guide har visats för den inloggade användaren.

PostHog startar avstängt. Först när du accepterar i cookie-bannern sätter PostHog cookies och kan använda lokal lagring för att känna igen samma webbläsare, koppla händelser till ditt konto och spela in sessioner. En inspelning kan visa det som renderas i gränssnittet, till exempel visningsnamn på en profil, även om sådana uppgifter inte skickas som separata PostHog-egenskaper. Lösenordsfält maskeras enligt PostHogs standardinställning. Väljer du endast nödvändiga sätts inga PostHog-cookies och vi skickar inte händelser till PostHog. Vercel Analytics och Speed Insights startar inte heller. Du kan ändra valet via Cookies eller bannern. Efter ett ja mäter Vercel Analytics och Speed Insights användning och sidhastighet. Verktygen används inte för riktad annonsering. Scoutroom använder inte marknadsföringscookies i den nuvarande produkten.

8. Dina rättigheter

Du har bland annat rätt till information och registerutdrag (artikel 15), rättelse (artikel 16), radering (artikel 17), begränsning (artikel 18) och dataportabilitet (artikel 20) när förutsättningarna i GDPR är uppfyllda. Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse (artikel 21). Dataportabilitet gäller uppgifter du lämnat och som behandlas med stöd av avtal eller samtycke.

Om en behandling grundas på samtycke kan du återkalla samtycket utan att det påverkar lagligheten före återkallelsen. De flesta profilinställningar kan ändras i tjänsten. För övriga förfrågningar, kontakta kontakt@scoutroom.se. Vi svarar normalt inom en månad och informerar om vi enligt GDPR behöver förlänga tiden.

Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, på imy.se (artikel 77). Barn har samma dataskyddsrättigheter som vuxna. Beroende på barnets ålder kan rättigheterna utövas av barnet eller en vårdnadshavare, alltid med barnets bästa i fokus.

9. Obligatoriska uppgifter och automatiserade beslut

Namn, e-post och lösenord behövs för konto. Organisation krävs för scoutkonto. De profil- och kontaktuppgifter som markeras obligatoriska behövs för den aktuella funktionen; utan dem kan exempelvis katalog, kontaktvisning, Upptäck eller video vara otillgängligt.

Scoutroom fattar inte beslut som har rättsliga eller motsvarande betydande effekter enbart genom automatiserad behandling. Sökning, filter och matchning kan ordna eller begränsa vilket innehåll som visas, men scoutgodkännande sker manuellt.

10. Säkerhet och ändringar

Vi använder bland annat roll- och radbaserad åtkomstkontroll, separerad kontaktlagring, tidsbegränsade tokenlänkar, begränsning av anrop och signerad videouppspelning. Ingen teknisk lösning kan garantera fullständig säkerhet.

Vid väsentliga ändringar informerar vi på ett sätt som är rimligt i förhållande till ändringen, exempelvis i tjänsten eller via e-post. Den aktuella versionen ska alltid finnas på https://scoutroom.se/integritetspolicy.

11. Kontakt

Personuppgiftsansvarig: Scoutroom AB
Org.nr: 559605-1721
Adress: Storgatan 8A, 411 24 Göteborg
E-post: kontakt@scoutroom.se